Embracing the new age of agility
Asana is hét toonaangevende platform voor werkbeheer binnen organisaties en teams. Asana doet continue wereldwijd onderzoek naar beheer van werk en publiceert jaarlijks de resultaten hiervan in een rapport onder de naam “Anatomy of Work Index”. Het rapport geeft inzicht hoe mensen hun tijd doorbrengen op het werk.
De Anatomy of Work Index 2022 wordt namens Asana uitgevoerd door Global Web Index (GWI), onderzocht het gedrag en de houding van 10.624 kenniswerkers in Australië, Frankrijk, Duitsland, Japan, Singapore, het VK en de VS, om te begrijpen wat er vandaag werkt en wat niet.
Hoewel de trends op het gebied van hybride werk en werken op afstand werknemers meer flexibiliteit bieden, gaat het grootste deel van hun dag – 58% – nog steeds verloren aan het coördineren van werk in plaats van de uitvoering van de taken waarvoor ze zijn aangenomen.
Meer dan twee jaar thuiswerken tijdens de pandemie heeft de manier waarop werknemers, kenniswerkers, hun tijd besteden ingrijpend veranderd. Zij besteden slechts 33% van hun dag aan de kerntaken. De tijd die aan strategie wordt besteed, beslaat minder dan 10% van hun werkdag.
Hybride - Kantoor versus thuiswerken
Werknemers willen idealiter een vrijwel gelijke verdeling van de tijd die op kantoor (19 uur per week) en thuis (20 uur) doorbrengen. Op het kantoor is er voorkeur voor op samenwerking gerichte activiteiten zoals onboarding, 1-op-1-vergaderingen met hun manager en strategiesessies, terwijl thuis de voorkeurslocatie is voor productief kenniswerken.
Tegenwoordig zijn de grenzen tussen werk en vrije tijd vager dan ooit. Ongeacht of organisaties kiezen voor een persoonlijk, hybride of volledig werken op afstand model, gebrek aan duidelijkheid, in combinatie met toenemende digitale afleiding, blijven wereldwijd de belangrijkste uitdagingen. Terwijl werknemers minder deadlines missen – 15% versus 26% vorig jaar – hebben ze moeite om prioriteiten in balans te brengen en duidelijke grenzen te stellen. Dat geldt voor het werk én voor persoonlijke activiteiten.
Op jaarbasis verspillen medewerkers jaarlijks 6 werkweken aan een combinatie van dubbel werk en onnodig vergaderen. Ongeveer 37% van de respondenten (oplopend tot 53% voor Gen Z) zegt dat ze geen duidelijke begin- of eindtijd van hun werkdag hebben. Er is behoefte aan consistente richtlijnen en processen om zowel op afstand als persoonlijke samenwerking beter te beheren.
Aanvullende bevindingen
Managers besteden elke dag de meeste tijd aan werkcoördinatie (62%). Naarmate een organisatie groeit, groeit ook het werk om te kunnen werk. Medewerkers van middelgrote en grote bedrijven besteden er 59% van hun dag aan. Dat is 5% meer tijd dan kleine bedrijven. Te veel vergaderingen (24%) en onzekerheid over wat prioriteit moet krijgen (22%) leiden meestal tot gemiste deadlines.
Over het algemeen gebruiken werknemers iets minder apps per dag (9) dan vorig jaar (10), maar ze voelen zich er nog steeds door overweldigd.
Vergeleken met een jaar geleden: 42% besteedt meer tijd aan e-mail, 40% besteedt meer tijd aan videogesprekken, 52% multitaskt meer tijdens online vergaderingen en 56% voelt druk dat ze onmiddellijk moeten reageren op meldingen zoals email.
Ondanks dat bijna de helft van de werknemers (47%) het gemakkelijker vindt om zich thuis te concentreren, voelt 41% zich meer geïsoleerd wanneer ze op afstand werken.
Focus, stress en algeheel welzijn
Met het onnodig veel werk om te kunnen werken in combinatie met het omgaan met pings op de smartphone en andere meldingen, blijft het voorkomen van stress en burn-out een uitdaging voor werknemers wereldwijd. Hoewel het algehele niveau licht is verbeterd – van 71% naar 63% – is het probleem alomtegenwoordig onder jongere werknemers: 84% van Gen Z rapporteerde het afgelopen jaar overspanning of burn-out. Organisaties moeten duidelijk meer doen om grenzen te stellen en prioriteit geven aan het welzijn van werknemers.
“De Covid-19 pandemie heeft de manier waarop we leven fundamenteel veranderd, inclusief het heroverwegen van werk en onze relatie ermee”, stelt Anne Raimondi, COO van Asana. “Nu we een nieuw tijdperk van agile en hybride werken ingaan, is het cruciaal voor organisaties om hun teams online te verbinden en te organiseren. Werknemers moeten zich gezien, gehoord en gewaardeerd voelen.” Met verbeterd online werkbeheer kunnen we een nieuwe stap voorwaarts in de toekomst van hybride werk vorm geven.
Opportuniteiten
Organisaties hebben een geweldige kans om nu na te denken over de uitdagingen van de naaste toekomst en het omarmen van de hybride en agile werkplek. Een op de vijf werknemers zegt dat werkbeheer en duidelijkheid over organisatiedoelen het algeheel welzijn zou verbeteren en de potentiële impact van overspanning of burn-out zal verlichten.
Bovendien verwachten werknemers dat ze 5,4 uur per week kunnen besparen als de processen worden verbeterd. Dit komt overeen met 6 werkweken (257 uur) per jaar.
“In 2022 en daarna moeten leiders voortdurend beoordelen wat de behoeften van hun werknemers zijn en hoe het sentiment in hun team is”, zegt Dr. Sahar Yousef, Cognitieve Neuroscientist op de UC Berkeley. “De bedrijven die zullen gedijen in het nieuwe hybride tijdperk van agility, zullen degenen zijn die zich blijven ontwikkelen en in staat zijn het betere talent aan te trekken en te behouden. Organisaties die dat niet doen zullen in het achterblijven.”
What's Next?
Asana helpt organisaties en teams hun werk, van kleine projecten tot strategische initiatieven, te organiseren. Asana, met het hoofdkantoor in San Francisco, CA, heeft meer dan 119.000 betalende klanten in 190 landen. Wereldwijde klanten zoals Amazon, Affirm, Japan Airlines en Sky vertrouwen Asana om al het werk te beheren, variërend van het realiseren van bedrijfsdoelstellingen tot digitale transformatie tot aan nieuwe productlanceringen en marketingcampagnes.
B&IS is gespecialiseerd op het gebied van kennis- en werkbeheer. Als Asana Solution Partner voor de Benelux bieden wij dienstverlening op gebied van de ontwikkeling, (re)organisatie, begeleiding en beheer van bedrijfsprocessen op het Asana Cloudplatform. Desgewenst kan er voor individuele werknemers volledige integratie met persoonlijk kennisbeheer (PKM) worden gerealiseerd.
Voor het volledige rapport of voor het gratis uitproberen van een online testomgeving kun je ons het best en snelst bereiken via het aanvraagformulier.
