VERSPILLING
Er wordt vandaag nog steeds heel erg veel tijd besteed aan intern en extern overleg en aan het beantwoorden van emails. Tijd om werk te coördineren. Tijd om collega’s, leveranciers en klanten te vragen wanneer ze de toegezegde informatie of andere “deliverables” ook daadwerkelijk gaan leveren. Deze werkzaamheden zijn met de crisis en het thuiswerken er zeker niet veel efficiënter op geworden! Zoom, Teams, WA en Skype worden naast het gewoon “telefoneren” ingezet als online coffee corner of vergaderzaal. Lichtpuntje is wel dat er duidelijk minder tijdverlies is als gevolg van reizen en verplaatsingen.
Naast het bovenstaande wordt er behoorlijk veel tijd verspild in het zoeken naar informatie. Niet alleen al surfend op het Internet op zoek naar nieuwe kennis. Nee, ook naar eigen informatie op je laptop, op het bedrijfsnetwerk, in de cloud of gelinkt in een browser onder de favorieten. Het staat overal en als je het nodig hebt vooral nergens. Herkenbaar?
Er zijn nogal wat oorzaken te bedenken waarom je te weinig effectief of efficiënt bent in het uitvoeren van je werk. Een recent onderzoek van Asana in samenwerking met Dr. Sahar Yousef van Berkeley onder 13.000 kenniswerkers wereldwijd geeft wat dat betreft nogal wat inzichten.
Gebleken is dat ongeveer 60% van de werktijd op kantoor verloren gaat aan “het werk om te kunnen werken”. Het professionele werk waar mensen voor ingehuurd worden beslaat uit slechts 25-30 % van de tijd en de overige 10 – 15 % zijn gerelateerd aan strategisch zaken of de overpeinzingen daarover. De huidige crisis en het thuiswerken hebben zeker niet bijgedragen tot een verbetering van productiviteit. Het heeft bewezen dat we er nauwelijks op ingesteld zijn.
VERDUBBELING VAN PRODUCTIVITEIT?
Een voor de hand liggende conclusie uit het onderzoek is dat als je de hoeveelheid “werk om te kunnen werken” met de helft zou kunnen reduceren de productiviteit simpelweg zal verdubbelen. Stof om serieus over na te denken! Een tijdbesparing van slechts 20% brengt een 50% verhoging van productiviteit.
Zonder te pretenderen compleet te zijn hierbij de belangrijkste oorzaken waardoor er nogal wat tijd verloren kan gaan aan het “werk om te kunnen werken”:
- Onduidelijkheid over de gevolgde werkprocedures of afspraken: Wanneer moet er wat, door wie, op welke manier opgeleverd worden.
- Onnodig overleg met management en medewerkers.
- Het zoeken naar informatie, onduidelijkheid over wat waar opgeslagen is.
- Dubbel werk. Zoeken naar informatie wat een ander al eerder gedaan heeft.
- Dubbel werk. Of nog erger: Werk uitvoeren wat een ander al eerder gedaan heeft.
- Continue switchen tussen verschillende applicaties.
- Continue veranderende prioriteiten.
- Onduidelijkheid over opvolgingen.
Nadenkend over bovengenoemde aspecten zal het duidelijk zijn dat er nogal wat kansen zijn om meer effectief of efficiënt te werken. Met het invoeren van Asana Work management kunnen alle zakelijke activiteiten eenvoudig worden georganiseerd en beheerst. Er wordt dan al heel snel veel winst worden geboekt.
Voor meer informatie over de verschillende mogelijkheden maak hier een afspraak voor een gratis consult.
