Als je vastbesloten bent om meer georganiseerd te zijn, ben je zeker niet de enige. Meer georganiseerd en op tijd klaar zijn staat op het verlanglijstje van menig kenniswerker of manager. Maar ja, hoe doe je dat ?
Probeer deze vier tips om je doelen te bereiken en je organisatorische vaardigheden in Asana te ontwikkelen.
Begin je dag met Mijn Taken en inbox
De beste manier om je werk te organiseren is om elke dag te beginnen met een duidelijk zicht op wat er op het programma staat. Met Mijn taken en Postvak IN kunt je alles zien dat aan je is toegewezen (Mijn taken) en alle relevante meldingen over werk dat je volgt (Inbox).
Begin je dag in Mijn taken. Organiseer je Mijn taken met secties als je dat nog niet hebt gedaan. Gebruik Tab + N om een sectie te maken om je werk beter te organiseren in Mijn taken. Organiseer je secties op taaktype, prioriteit, taakbereik of werkblok.
Controleer vervolgens uw Postvak IN voor nieuwe meldingen. Inbox is je “Mission Control” voor alle relevante meldingen. Om uw Postvak IN zo effectief mogelijk te gebruiken, adresseert en archiveert u alle meldingen om de rommel te verminderen. Een melding kunt u beantwoorden of een vervolgtaak maken om werk vast te leggen en deze daarna archiveren.
2. Bekijk de belangrijkste informatie van je projecten
Wanneer je in een nieuw project belandt, kan het soms moeilijk zijn om te begrijpen wat het projectplan en de projectdoelstellingen zijn. Het Projectoverzicht is de one-stop-shop voor je team om duidelijkheid te krijgen en context te delen. Met Projectoverzicht kun je alle belangrijke planningsinformatie van uw project ordenen, zoals uw projectoverzicht, rollen van belanghebbenden, belangrijke documenten, belangrijke mijlpalen en meer.
Om overzicht te krijgen over alle taken en activiteiten zijn er vier belangrijke weergaven: Lijsten, borden, tijdlijn en agenda. De voortgang kan worden gevolgd in het Dashboard. Algemeen overleg over het project vindt je onder berichten.
Advies :
- Vul Projectoverzicht in voor elk project dat je beheert.
- Navigeer naar Projectoverzicht wanneer iemand een nieuw project met je deelt. Van daaruit kun je alle informatie krijgen die je nodig hebt over het plan en het doel van het project.
- Controleer regelmatig projectberichten. Daar kun je specifieke statusupdates van het project vinden, evenals een lopende activiteiten feed met belangrijke informatie.
3. Routinematig werk automatiseren met Rules
Een van de redenen waarom we ons zo ongeorganiseerd voelen op het werk, zijn alle kleine taken die ons belasten en kostbare tijd in beslag nemen. In feite besteedt de gemiddelde werknemer 60% van zijn tijd aan werk over werk – in plaats van strategisch of geschoold werk. Om de organisatie van je werk te verbeteren en je te concentreren op het werk dat er toe doet, gebruik je Rules om een deel van het handmatige werk te verminderen. Om een rule te maken, definieer je eerst een trigger. Wanneer die trigger plaatsvindt, zal er een actie plaatsvinden.
Gebruik rules om :
Werk door te sturen naar het juiste teamlid.
Zorg ervoor dat je project een aangepast veld heeft dat gerelateerd is aan het werk van je team (bijv. het creëren van een aangepast veld “Type aanvraag” dat overeenkomt met het verschillende werk dat elk teamlid doet). Gebruik vervolgens Regels om de taak automatisch toe te wijzen op basis van dat aangepaste veld (bijvoorbeeld alle “Illustratie”-taken toewijzen aan Dave, of alle “Copywriting”-taken aan Simone).
Taak inzendingen door formulieren instellen.
Als je een formulier voor je project hebt ingesteld, worden nieuwe inzendingen als taken weergegeven. Maak een rule om jezelf of andere belanghebbenden automatisch toe te voegen aan de taak. Als je jezelf verplicht hebt om alle inzendingen binnen 48 uur te beantwoorden, wijs dan de taak aan jezelf toe en stel een vervaldatum in op 2 dagen vanaf de indieningsdatum.
Taken toevoegen aan andere projecten .
Als je bijvoorbeeld al je verkoopdeals in een hoofdproject voor de hele afdeling bijhoudt, wil je niet elke nieuwe deal in je teamproject handmatig aan dat project toevoegen. Maak in plaats daarvan een rule die deze taken automatisch toevoegt aan uw hoofdafdelingsproject zodra een aangepast veld is bijgewerkt (bijv. naar “Deal gesloten”) of wanneer een taak wordt verplaatst naar een bepaalde sectie binnen uw project (bijv. “Deals in uitvoering) . ordt verplaatst naar een bepaalde sectie binnen uw project (bijv. “Deals in uitvoering
Verplaats taken automatisch door je Boards-project.
Als je in een technisch team werkt, gebruik je waarschijnlijk Boards View om lopende processen bij te houden, zoals het volgen van fouten of het plannen van sprints . Het mooie van projectweergaven in Kanban-stijl is dat je in één oogopslag inzicht krijgt in de status van elke taak, op basis van de kolom waarin deze zich bevindt. In plaats van handmatig taken tussen kolommen te verplaatsen, maak je een rule om taken naar bepaalde kolommen te verplaatsen op basis van hun aangepaste velden, zodat jij en je team zich kunnen concentreren op de volgende sprint.
4. Overzicht met Portfolio's
Het beheren van meerdere projecten kan soms onoverzichtelijk aanvoelen. Om de organisatie van het werk te verbeteren, kun je projecten en initiatieven groeperen met Portfolio’s .
Portfolio’s zijn een geweldige manier om orde op zaken te stellen als je:
- Een klein team leidt, maar problemen hebt inzicht te krijgen in de verschillende projecten van je team. Zelfs als werk in meerdere projecten wordt vastgelegd, kun je Portfolio’s gebruiken om alles overzichtelijk op één plek te bekijken. Zo heb je, in plaats te zoeken naar relevante projecten, vanaf één centrale plek toegang tot al het werk van je hele team.
- Cross-functionele initiatieven en complexe processen beheren. Zonder een nauwlettend toezicht en een georganiseerd systeem om werk te checken, kunnen projecten gemakkelijk uit de hand lopen. Plaats alle (deel) projecten in een portfolio, zodat je vanaf één plek een overzicht krijgt van de status van elk project. Op die manier kun je, als een project een risicovolle of afwijkende status heeft, verder de details onderzoeken en helpen het project weer op de rails te krijgen.
- Wil je aan de slag met workload management . Workload management is een geweldige manier om je team te ondersteunen en overbelasting of burn-out te voorkomen. Volgens de Anatomy of Work Index 2021 meldt 71% van de kenniswerkers minstens één keer in 2020 een burn-out te ervaren. Met Portfolio’s heb je ook toegang tot Workload, zodat je precies kunt zien wat iedereen op zijn bordje heeft in de meerdere projecten. Je kunt taken opnieuw toewijzen of aanpassen als iemand overcapaciteit beschikbaar heeft.
Met de bovenstaande vier tips kun je geweldige werkgewoonten ontwikkelen. Meer informatie nodig maak dan een afspraak voor een gratis telefonisch consult.
